일이 편해지는 TO DO LIST 250

호리 마사타케

저자 : 호리 마사타케
연구자 겸 블로거. 북극지방의 기후변동을 연구하는 한편, 라이프핵ㆍITㆍ문구 등을 주제로 한 블로그 ‘LIFEHACKING.JP’를 운영하고 있다. 지적 생산 ㆍ 일의 기술 ㆍ 소셜 미디어 등을 주제로 한 다수의 저서가 있다. 주요 저서로는 《지적 생활의 설계》 《일과 자신을 바꾸는 ‘리스트’의 마법》 등이 있다.

역자 : 황세정
이화여자대학교 식품영양학과를 졸업했으며, 동 대학 통역번역대학원 일본어번역과 석사를 취득했다. 취미 삼아 시작한 일본어에 푹 빠져 번역가의 길을 선택했다. 번역서 같지 않다는 말을 최고의 칭찬으로 여기며 오늘도 자연스러운 문장을 만들기 위해 힘쓰고 있다. 현재 엔터스코리아 출판 기획 및 일본어 전문 번역가로 활동 중이다.

옮긴 책으로는 《잡담이 어떻게 직장생활에 무기가 되는가》 《답이 보이지 않는 상황을 견디는 힘》 《라이프 핵》 《중독의 모든 것》 《놀이의 품격》 등이 있다.

프롤로그_작은 습관 하나가 인생을 바꾼다
기초 지식_알아두면 좋은 라이프핵의 기본 도구

SECTION 00 시작하자: 인생을 바꾸는 7가지 라이프핵
001 인생을 바꾸고 싶다면 시간을 완전히 다르게 써본다
002 결단은 신속히 내린다
003 말투를 바꾸면 성격이 바뀐다
004 항상 메모지와 펜을 들고 다니자
005 마음속 히어로에게 고민을 털어놓는다
006 기회가 찾아오면 무조건 ‘예스’라고 외친다
007 사소한 습관이 하루하루를 ‘작은 승리’로 이끈다

SECTION 01 시간 관리: 시간 자유롭게 관리하는 법
008 시간은 분초 단위까지 정확히 의식한다
009 시간 계산(1) 타이머 지참은 필수
010 시간 계산(2) 이메일 작성 시간은 1분 이내로
011 시간 계산(3) 통화 시간은 3분을 넘지 않는다
012 시간 계산(4) 미디어별로 시간 차를 두자
013 ‘시간을 계산할 때’는 시행착오를 고려해 2배로 잡는다
014 시간을 ‘시각화’한다
015 24시간 계획표를 짜보자
016 ‘통근 시간 절감’을 위해 이사를 고려한다
017 황금시간대에 가장 어려운 업무를 해치운다
018 아침에 이메일부터 확인하지 않는다
019 계획은 하루?일주일?한 달 단위로 세운다
020 모든 일정을 클라우드에 정리한다
021 10가지 캘린더를 만들어 조합한다
022 일정은 1시간이 아니라 30분 단위로 정한다
023 ‘여가 시간‘을 캘린더에 미리 표시해둔다
024 ‘로딩 시간‘과 ’저장 시간‘을 마련한다
025 ‘30초 안에 찾기’ 규칙을 철저히 지킨다
026 ‘잔업은 언제나 비효율적’이라고 생각한다
027 아이젠하워 매트릭스를 이용해 시간을 할당한다
028 80 : 20 법칙을 내 편으로 끌어들인다
029 완벽하지 않아도 좋으니 서류는 반으로 줄인다
030 업무 시작 의식을 통해 저항을 극복한다
031 업무 시작 첫 30분 동안 가장 하기 싫은 일을 처리한다
032 멈추고 싶은 순간 ‘일 미루기 일지’를 쓴다
033 5분 동안 업무의 양을 파악한다
034 파킨슨의 법칙을 이용해 ‘자신만의 마감일’을 설정한다
035 연간 목표를 참고하며 분기별 목표를 반복한다
036 음성인식 기능을 이용해 걸으면서 서류를 작성한다
037 텍스트익스팬더에 ‘자주 쓰는 문장’을 등록한다
038 텍스트익스팬더를 이용한 공란 채우기식 이메일 작성법
039 마크다운으로 빠르게 문서를 작성한다

SECTION 02 업무 관리: 작은 승리를 쌓는 법
040 할 일 목록을 만들어 편하게 일하자
041 할 일 목록을 작성할 종이와 작성 방법에 신경 쓰자
042 하지 말아야 할 일을 목록으로 작성해둔다
043 ‘할 일 목록’ 형식(1) 노트
044 ‘할 일 목록’ 형식(2) 포스트잇
045 ‘할 일 목록’ 형식(3) 로디아의 메모 패드
046 ‘할 일 목록’ 형식(4) 인덱스카드
047 ‘할 일 목록’ 형식(5) 개인용 화이트보드
048 ‘할 일 목록’ 형식(6) 함께 사용하기
049 ‘할 일 목록’ 형식(7) 컴퓨터나 스마트폰 앱 사용하기
050 해야 할 일에 ‘동사’를 넣으면 실행력이 향상된다
051 종이 한 장으로 할 일을 해치우는 Doing 목록
052 할 일 목록에 남아 있는 ‘좀비’ 업무는 불안을 나타낸다
053 닫힌 목록을 의식해 업무를 늘리지 않는다
054 ‘위치 지정 알림’ 기능을 활용한다
055 GTD 개념(1) 머리를 비워 스트레스로부터 자유로워진다
056 GTD 개념(2) 머릿속을 깨끗이 비우는 3가지 요령
057 GTD 개념(3) 2분 만에 할 수 있는 일은 그 자리에서 해치운다
058 GTD 개념(4) 오직 ‘다음 행동’만을 생각한다
059 GTD 개념(5) 할 일은 콘텍스트로 관리한다
060 GTD 개념(6) 일주일에 한 번은 할 일을 머릿속에서 지운다
061 마인드맵을 이용해 큰일을 구체화한다
062 하향식과 상향식 접근 방식을 구분해서 쓴다
063 초반 20%의 시간으로 80%를 완성한다
064 치명적인 ‘쇼스토퍼’를 의식한다
065 작업을 마무리하는 단계에서 멈추고 퇴근한다
066 끝마친 작업은 템플릿화한다
067 일에도 다이어트가 필요하다
068 첫 번째 업무를 정한다
069 메일에서 업무만 뽑아내는 ‘메일함 비우기’
070 지메일을 이용해 메일을 나중에 처리한다
071 메일을 예약발송 한다
072 몰스킨 노트로 GTD를 실천한다
073 에버노트로 업무를 관리한다
074 멀티플랫폼이 되는 할 일 관리 앱 투두이스트를 사용한다
075 컴퓨터로 이용할 수 있는 5가지 업무 관리 앱 & 서비스
076 스마트폰으로 이용할 수 있는 업무 관리 앱

SECTION 03 집중력 및 스트레스 대책: 의욕을 시스템화하는 법.
077 48 : 12 시간 분할법
078 ‘한 번에 한 가지씩’을 명심한다
079 비슷한 업무는 ‘일괄 처리’를 기본으로 한다
080 포모도로 테크닉을 이용해 ‘긴 페이스’를 만든다
081 컴퓨터와 스마트폰 알림을 전부 꺼본다
082 전화와 인터넷을 모두 끊고 일한다
083 자신의 ‘탈선 패턴’을 의식한다
084 굵직한 업무를 하나 끝낼 때마다 컴퓨터를 다시 시작한다
085 업무에 점수를 매겨 균형을 맞춘다
086 내키지 않는 일은 ‘선택’으로 바꾼다
087 선택과 보람을 적절히 조정한다
088 스탠딩 책상을 사용해 집중력을 높인다
089 대화 중에 상대방의 이름을 사용하여 기억한다
090 기억력을 끌어올리는 ‘기억의 궁전’을 지어보자
091 길고 복잡한 비밀번호를 암기하는 요령
092 활기찬 삶을 위한 수면 규칙 ‘10-3-2-1 규칙’
093 스파이어를 이용해 긴장과 스트레스를 푸는 호흡법을 배운다
094 분노를 억제하는 3가지 방법
095 좌절했을 때 긍정의 말을 대량 투하한다
096 백색소음으로 집중력을 높이고 스트레스는 낮춘다
097 좋아하는 음악으로 ‘부스터 플레이리스트’ 만들기
098 최적의 낮잠 시간은 10~20분
099 수면 주기를 파악해 가장 잠이 얕은 순간에 일어난다
100 체크리스트로 자잘한 실패를 방지한다
101 자동화할 수 있는 것은 전부 자동화한다
102 자동화 여부를 결정하는 기준은 절약 시간이 아니라 이용 횟수다
103 IFTTT로 웹과 생활을 자동화한다
104 출퇴근 시간을 자동으로 기록한다
105 아이폰?아이패드의 자동화는 워크플로로
106 백업할 땐 ‘3-2-1 규칙’
107 백블레이즈로 백업을 자동화한다
108 헤이즐로 컴퓨터 파일을 자동적으로 정리한다
109 시간을 창출하는 궁극의 수행 ‘프로그래밍’을 배운다

SECTION 04 정보 수집과 학습: 정보를 요약하고 관리하는 법
110 ‘정보 다이어트’를 통해 센스를 기른다
111 정보를 수집하는 타이밍과 읽는 시간이 겹치지 않게 한다
112 플로 정보는 3가지로 분류해서 처리한다
113 구글 알리미를 이용해 정보를 받는다
114 RSS로 정보를 한 곳에 집약한다
115 불쾌한 뉴스는 애초에 보지 않는다
116 2차 정보 사이트에 시간을 쓰지 않는다
117 누젤로 지인이 공유한 정보를 모아서 본다
118 필터버블을 고려해 정보원을 늘린다
119 알아두면 좋은 구글 검색 테크닉
120 매주 금요일에 음악 앨범을 한 장 산다
121 콘텐츠와의 우연한 만남을 기대하자
122 모든 종이는 디지털화한다
123 가정이나 사무실에 소형 재단기를 둔다
124 해마다 제출하는 서류를 디지털화해서 작성한다
125 에버노트를 제대로 활용하기 위한 3가지 노트북
126 독서의 핵심은 ‘읽지 않는 것’
127 속독을 위해 머릿속에 들리는 소리를 주문으로 억제한다
128 속독 대신 책 몇 권을 동시에 읽는다
129 매일 ‘독서 일기’를 쓴다
130 책을 귀로 듣자
131 기사를 귀로 ‘읽는’ 텍스트음성변환 기능
132 영어 원서를 짧게 나눠 보내주는 시리얼 리더
133 지적 한계를 돌파하는 딥 워크 시간을 갖는다
134 특별 훈련을 집중적으로 해서 1만 시간의 연습을 가속화시킨다
135 배움의 제트기류를 유지한다
136 링크드인을 이용해 스마트폰으로 기술을 배운다
137 독창적인 발음기호로 영어 발음을 정확히 옮긴다
138 클립보드 관리 프로그램은 숨은 조력자
139 지메일 검색을 마스터한다
140 앱 론처를 사용해서 단숨에 끝낸다
141 지메일로 회사 메일을 주고받도록 설정한다
142 아이폰 ·?아이패드를 보조 모니터로 활용한다
143 클라우드 스토리지를 주요 작업 공간으로 삼는다
144 지메일의 메일 고유 링크를 활용한다
145 지메일 필터를 이용해 메일을 1통이라도 더 줄인다
146 데스크톱을 ‘밀어내기 파일링’으로 관리한다

SECTION 05 발상을 통한 사고: 자신만의 아이디어를 내는 법
147 아이디어 발상법(1) 모든 발상은 리믹스다
148 아이디어 발상법(2) 나쁜 아이디어를 잔뜩 떠올린다
149 아이디어 발상법(3) ‘집착 기간’을 통해 아이디어를 떠올린다
150 아이디어 발상법(4) 인덱스카드를 펼쳐 아이디어의 별자리를 찾는다
151 샤워 도중에 아이디어가 떠오르는 이유
152 주제를 정해 걸으면서 생각한다
153 단편적인 아이디어를 스토리로 만든다
154 아웃라이너로 거시적 사고와 미시적 사고를 연결한다
155 기억을 기록으로 바꾸는 유비쿼터스 캡처 습관
156 몰스킨 노트로 유비쿼터스 캡처를 실천한다
157 스마트폰으로 유비쿼터스 캡처를 실천한다
158 블로그는 최고의 정보 아웃풋 트레이닝
159 하루에 10만 자를 읽고 5천 자를 쓴다
160 작은 차이가 슬라이드를 개성적으로 보이게 한다
161 프레젠테이션의 인상을 확 바꾸는 ‘열린 자세’
162 자연스러운 프레젠테이션은 1분당 400자를 기준으로 한다
163 녹음으로 “어……” “저……”를 근절한다
164 분노나 불안을 메일이나 수첩에 적어 마음속에서 덜어낸다
165 평소에 잘 쓰지 않는 손을 사용해 마인드풀니스를 경험한다
166 해커톤을 개인적으로 개최한다

SECTION 06 커뮤니케이션: 내 편을 만드는 법
167 모든 회의는 ‘대화 형식으로 메모’해둔다
168 업무용 메일은 전부 아카이브한다
169 ‘No’라고 못 한다면 ‘Yes, but’을 사용하자
170 다른 사람의 ‘No’는 이렇게 받아들이자
171 대화에서 빠지고 싶으면 자신에게 전화한다
172 싫어하는 사람의 언동은 ‘핸런의 면도날’을 통해 본다
173 자이언스 효과를 이용해 까다로운 사람을 내 편으로 만든다
174 마주 보지 않고 옆으로 서면 싸움이 일어나지 않는다
175 대화할 때 카멜레온 효과를 의식해 상대방의 자세를 흉내 낸다
176 벤저민 프랭클린 효과를 이용해 상대방의 호의를 이끌어낸다
177 사람이라는 콘텍스트에 따라 업무를 관리한다
178 팀 운영은 ‘심리적 안전감’을 척도로 삼는다
179 팀의 업무 프로토콜을 정해둔다
180 회의 진행 방식을 정해둔다
181 ‘서서 나눈 이야기’에서 튀어나온 아이디어를 팀과 공유하는 수단
182 팀 전원의 주간 업무를 게시해놓는다
183 팀 업무를 포스트잇으로 관리한다
184 복잡한 업무는 2인 1조로 처리한다
185 단점은 곧 장점, 서로 다른 재능으로 업무를 향상시킨다
186 맡긴 일은 다음 날?중간일?마감 사흘 전에 확인한다
187 이직 활동이나 기회는 ‘약한 연결’에서 찾는다
188 단일 시간과 복합 시간을 모두 갖는다

SECTION 07 일상과 여행: 삶에 소소한 쾌적함을 더하는 법
189 정리하기 전에 사진을 찍어 이미지를 그려본다
190 ‘사용중?보관중?장식’으로 물건을 분류한다
191 1일 1상자 정리 기술
192 ‘종이 → 디지털’의 흐름을 책상에 만들어둔다
193 스캔스냅 클라우드로 서류를 전자동으로 정리한다
194 미래로 서류를 날려 보내는 43폴더 시스템
195 자석을 이용해 물건을 허공에 정리한다
196 자질구레한 물건은 EVA케이스로 세워서 보관한다
197 추억이 담긴 물건은 버리지 않고 짐 보관 서비스를 이용한다
198 냉장고를 깔끔히 정리할 수 있는 3가지 아이템
199 몰스킨 꿀팁(1) 동경의 대상인 몰스킨 노트를 제대로 쓰는 방법
200 몰스킨 꿀팁(2) 확장형 메모 포켓에 창을 낸다
201 몰스킨 꿀팁(3) 스티커 사진 앱을 이용해 수첩을 화려하게
202 몰스킨 꿀팁(4) 뒷면에 도형을 대고 자유롭게 쓴다
203 레고로 주변 소품을 직접 만든다
204 수첩을 꾸며줄 수제 아이콘을 기억해두자
205 종이 전체를 써서 수많은 아이디어를 ‘캡처’한다
206 다이소에서도 살 수 있는 몰스킨 대용 노트와 인덱스카드
207 자주 쓰는 문구는 스탬프로 제작해 사용한다
208 ‘손가락으로 가리켜 확인’하는 습관을 생활화한다
209 충전 케이블과 배터리는 행선지와 가방 수만큼 구입한다
210 출장에 필요한 준비를 ‘리스트’로 작성해 캐리어에 숨겨둔다
211 선풍기로 더운 방을 서늘하게 한다
212 매일 간단한 트레이닝으로 건강을 유지한다
213 피로가 쌓이지 않게 물을 규칙적으로 마신다
214 트래커 브라보를 이용해 스마트폰으로 ‘잃어버린 물건’을 찾는다
215 이어폰 줄은 엉키지 않게 8자 모양으로 감아 보관한다
216 마스킹테이프로 충전 케이블 단선을 방지한다
217 행동 유도성을 이용해 우산 분실을 방지한다
218 마음에 드는 헤어스타일을 사진으로 저장해둔다
219 방수부터 간단한 수리까지 가능한 덕트테이프
220 여행할 때 유용한 미니멀 아이템
221 여행 중 구글 맵 오프라인 지도를 활용한다
222 현지인이 올리는 후기를 참고한다
223 시차증후군을 방지하는 3가지 방법
224 시차 적응을 돕는 서비스를 활용한다
225 장시간 비행을 쾌적하게 하는 3가지 방법

SECTION 08 습관화 기술: 인생을 바꾸는 작은 습관
226 ‘그만두지 않는‘ 시스템을 만든다
227 행동 횟수를 계산해 조정해나간다
228 습관 고리를 의식해 행동을 변화시킨다
229 습관의 신호로 우수한 것은 ‘시간’과 ‘장소’
230 새로운 행동의 ‘습관 리볼버’를 계속 쏜다
231 벤저민 프랭클린의 13가지 덕목 습득법
232 사슬을 끊지 않는 ‘사인펠드 방법’
233 직접 만든 ‘해빗 트래커’를 사용한다
234 새로운 습관을 기존 습관에 접목한다
235 기부금 모금을 통해 습관 형성을 응원받는다
236 포기하면 돈이 빠져나가는 비마인더
237 나쁜 버릇을 메모하여 그만두고 싶은 행동을 끊는다
238 3가지 ‘의지력’을 의식한다
239 암시의 힘으로 다이어트한다
240 매일 기록하고 싶은 3가지 라이프로그
241 사진을 10배로 찍고, 매일 1분짜리 동영상을 촬영한다
242 인공지능 시대에 대비해 업무 분담 연습을 한다
243 ‘30일 챌린지’로 인생을 즐겁게 바꿔나간다
244 인생 지도를 그려 삶을 장기적인 관점에서 본다
245 안전지대를 벗어나 불가능을 가능으로 바꿔나간다
246 궁극의 라이프핵 습관으로서의 명상
247 인생의 목표를 차례차례 이뤄나간다
248 라이프스타일에 거품이 끼지 않게 주의한다
249 어딘가 ‘별난 구석’을 만든다
250 인생의 항로를 서서히 바꾼다

에필로그

업무 기술의 달인이 10년간 실천해온
업무력은 높이고 시간 낭비는 줄이는 250가지 기술!

보통 사람들은 시간 관리를 제대로 하려면 계획을 빈틈없이 세워야 한다고 생각한다. 하지만 이 책에서는 접근하기 편리하도록, 시간을 좀 더 자유롭게 쓰기 위한 시각으로 기술들을 소개하고 있다.

쉽게는 시간 계산을 위해 타이머를 쓰는 방법부터 24시간 계획표 짜기, 일정 30분 단위로 정하기 등이 있고 좀 더 기술을 요하는 방법을 원한다면, 음성인식 기능 및 클라우드 스토리지, 마크다운 등 평소 들어보지 못한 앱이나 컴퓨터 시스템을 이용하는 기술들도 설명한다. 이 기술들은 시간을 보다 짜임새 있게 관리하도록 도와준다.

그다음은 업무 관리에 관한 기술로, 먼저 ‘할 일 목록’을 만들어놓는 것을 추천한다. 노트, 포스트잇, 인덱스카드, 투두이스트 앱 등의 형식 중 본인이 쓰기 편한 것 몇 가지를 이용하면 된다. 이때 ‘동사’를 넣어 목록을 작성하면 실행하기가 더 쉬워진다. 이렇게 열심히 일하다 보면 머리도 마음도 복잡해질 때가 생기는데, 이때 먼저 머릿속을 비우고 ‘해야 할 일’을 정리하고 나서 일에 집중하는 것이 좋다.

업무에 집중력이 필요할 때는 컴퓨터와 스마트폰 알람을 꺼본다. 그래도 잘되지 않으면 전화와 인터넷을 모두 끊고 일하는 시간을 가져보는 것도 좋다. 큰 업무를 하나 끝낼 때마다 컴퓨터를 재부팅하는 것도 좋은 방법이다.

만일 스트레스가 쌓이게 되면 기분 전환을 위해 일할 때 부스팅이 되는 음악을 리스트로 만들어 듣는 것 또한 방법이 된다. 화가 난다면, 말을 천천히 하고 편안한 자세를 취해 냉정함을 되찾아가는 방법도 있다.

그 외에도 직장에서뿐 아니라 일상에서도 쓸 수 있는 기술로는 몰스킨 노트 활용법이나 컴퓨터 파일 및 책장 정리법, 물건 분류법, 앱을 이용한 건강 관리, 여행 꿀팁 등이 있는데 이는 삶에 소소한 쾌적함을 더해 준다.

작은 습관 하나가 인생을 바꾼다

『일이 편해지는 TO DO LIST 250』의 저자 호리 마사타케는 말한다. “사소한 습관만으로도 인생은 바뀔 수 있다.” 물론 뜻밖의 사건이나 큰 충격이 변화의 계기가 될 수는 있지만 실제로 생활을 바꾸는 것은 ‘행동의 변화’, 즉 습관이다. 그 7가지 변화를 위한 습관은 다음과 같다.

첫째, 시간을 완전히 다르게 써본다. 자기 계발을 위해 써오던 시간을 마치 레저 즐기듯 한 가지 일에 집중해보면 놀라운 성장이 기다릴 것이다. 둘째, 결단은 신속히 내린다. 오랜 시간 생각해서 내리는 결단보다 빨리 내리는 결단이 오히려 만족도가 높은 경향이 종종 있다. 셋째, 말투를 바꿔본다. 평소 생각하는 이상적인 말투를 흉내 내거나 자신감이 있는 자세를 취한다면 긍정적인 성격으로 바뀌게 될 것이다. 넷째, 항상 메모지와 펜을 들고 다닌다. 어떤 내용이든 생각날 때 적다 보면, 자신만의 아이디어와 감정을 표현하기 쉬워진다. 다섯째, 마음속 히어로에게 고민을 털어놓는다. 장난 같지만 좀 더 넓은 시각으로 볼 수 있어서 명쾌한 판단을 내리는 데 도움이 된다. 여섯째, 기회가 찾아오면 무조건 ‘예스’라고 외친다. 그동안 얼마나 무의식적으로 ‘노’라고 했는지 깨닫게 될 것이며, 멀리했던 기회가 찾아올 수도 있다. 일곱째, 사소한 습관이 하루를 작은 승리로 이끄므로, 매일 실천하지 않아도 차곡차곡 쌓아나간다면 그 행위 자체로 작은 기쁨을 느끼고 더 열심히 해나갈 수 있을 것이다.

엄청난 결심을 할 필요는 없다. 그저 이 책에서 소개한 기술을 참고하여, 매일 하던 방식에서 살짝 바꿔보기만 해도 직장생활이 좀 더 편해지고 생산적으로 변화할 것이다. 성공적인 회사 생활을 바라는 직장인에게 『일이 편해지는 TO DO LIST 250』는 좋은 지침서가 될 것이다.

먼저 읽은 독자들의 추천!

-철저한 시간 관리로 자신의 인생을 바꾸고 싶은 사람에게 최고의 책.
– 다양한 시도와 수많은 기법에 압도되었다.
– 이 중에서 5개만 습관화해도 천하무적.
– 아무리 많은 책을 읽었어도 모르는 기술이 이렇게 많을 줄이야.
– 참고하지 않을 수 없는 책.
– 어떻게 이런 정보들을 모았는지 너무 궁금하다.
– 이 책을 읽고 나서 생활이 바뀌었다.